Povinnosti e-shopu týkajúce sa ochrany osobných údajov

Keďže každý e-shop spracúva osobné údaje zákazníkov, Zákon o ochrane osobných údajov č. 122/2013 kladie prevádzkovateľom e-shopov isté povinnosti.

Ako prevádzkovateľ e-shopu musíte:

• evidovať svoj informačný systém e-shopu na predpísanom tlačive,
• zaregistrovať svoj e-shop na Úrade pre ochranu osobných údajov ak chcete odosielať zákazníkom e-maily s marketingovými informáciami (newsletter, info o novinkách, akciách a zľavách),
• poučiť svojich zamestnancov o ochrane osobných údajov,
• vyplniť tlačivo Poučenia a nechať ho podpísať sebe a/alebo zamestnancom.

1) Evidencia informačného systému e-shopu

Hoci pre spracovanie osobných údajov nepotrebujete pre vybavenie objednávky súhlas od zákazníka a pre tento účel tiež nie je potrebné registrovať e-shop na Úrade pre ochranu osobných údajov, prevádzkovateľ e-shopu si musí viesť evidenciu svojho informačného systému. Musíte si stiahnuť tlačivo Evidencia informačného systému osobných údajov, tlačivo vyplniť a archivovať. Tlačivo musíte predložiť v prípade kontroly.

2) Poučenie zamestnancov

Všetkých zamestnancov, ktorí prichádzajú do styku s osobnými informáciami, musíte poučiť o ich povinnostiach a právach v súvislosti s osobnými údajmi. To sa týka všetkých zamestnancov, ktorí majú prístup do systému e-shopu, expedujú zásielky, vystavujú faktúry a pod. Zamestnanec musí byť poučený ešte predtým, než príde prvýkrát do styku s osobnými údajmi. Ak ste majiteľom e-shopu ako živnostník a k osobným údajom zákazníkov nemá prístup žiadna iná osoba okrem vás, potom pochopiteľne nemusíte sám seba poučiť. Ak e-shop prevádzkujete ako jednoosobová sro-čka, potom musíte sám seba poučiť, pretože ako konateľ a spoločník z pohľadu zákona predstavujete inú osobu než je vaša firma (právnická osoba).

3) Tlačivo o poučení

Od pracovníkov, ktorých ste poučili o ochrane osobných údajov, si necháte poučenie potvrdiť na predpísanom tlačive. Nikam ho nezasielate, len ho vyplníte a necháte podpísať zamestnancom (a sebe, v prípade sro.). A samozrejme archivujete, pretože v prípade kontroly musíte vedieť preukázať, že ste zamestnanca poučili o právach a povinnostiach pri spracúvaní osobných údajov.

4) Registrácia na Úrade pre ochranu osobných údajov

Ak budete zákazníkom odosielať akékoľvek reklamné alebo marketingové informácie, musíte sa najprv zaregistrovať v evidencii informačných systémov na Úrade pre ochranu osobných údajov. Pre marketingové účely môžete osobné údaje spracúvať až po tejto registrácii. Bez registrácie nie je možné odosielať zákazníkom žiadne reklamné emaily, newsletter a pod. Registrácia e-shopu je bezplatná.

Ponuka pre váš e-shop

Odbremeníme vás od týchto administratívnych záležitostí, aby ste sa mohli naplno venovať predaju cez svoj e-shop:

• zaregistrujeme váš e-shop na Úrade pre ochranu osobných údajov,
• vypíšeme za vás evidenčný list informačného systému vášho e-shopu,
• pripravíme vám poučenie pre vašich zamestnancov a pracovníkov.
• Všetky dokumenty vám zašleme v pdf, vy si ich len vytlačíte, podpíšete a archivujete.