Ako je to so spracovaním dokladov pri vedení účtovníctva?

Keď príde rad na účtovníctvo, podnikatelia sa často cítia ako v džungli plnej papierov, faktúr a potvrdení. V ére digitalizácie by sme si však mohli mnohí mylne myslieť, že už tieto formy dokumentov na spracovanie dávno nepotrebujeme a vystačíme si len s elektronickými súbormi. Je to ale reálne? Môže účtovná jednotka len tak skartovať papiere po tom, čo ich prevedie do digitálnej podoby? A čo všetky tie pokladničné bločky z e-kasy pri platbe kartou? Poďme sa na to pozrieť bližšie.

Môže účtovná jednotka po digitalizácii dokladov papiere skartovať?

Môže, ale za určitých podmienok. Ak preto máte krabicu plnú účtovných dokladov a rozhodnete sa ich za účelom jednoduchého spracovania účtovníctva premeniť na súbory vo formáte PDF, dajte si na to pozor! Nie je to problém, treba však dodržať určité pokyny. 

Podľa Zákona o účtovníctve (č. 431/2002 Z.z.) účtovná jednotka môže premeniť účtovné doklady do elektronickej podoby, ktoré je ale nutné archivovať minimálne 10 rokov (mzdové listy odporúčajú odborníci archivovať 50 rokov a zamestnanecké spisy až 70 rokov), pričom je dôležité zabezpečiť:

• rovnocennosť dokladov,

• podpisový záznam,

• vierohodnosť pôvodu,

• neporušenosť obsahu,

• čitateľnosť dokladu.

Musí podnikateľ archivovať potvrdenky z terminálu pri platbe kartou?

Máte e-kasu, všetko funguje krásne elektronicky, platby kartou tečú ako med cez terminál. Tak prečo by ste mali archivovať tie malé biele potvrdenky? 

Odpoveď je jednoduchá: nemusíte. Podľa Finančnej správy SR nie je potrebné archivovať kartové potvrdenky, pretože záznamy o týchto transakciách sú automaticky zaznamenané v systéme e-kasa. Je to jedna z mála výhod, ktorá vás odbremení od ďalšieho zbytočného papiera. Ale pozor, je dobré si skontrolovať, či sú všetky elektronické záznamy v poriadku a plne zodpovedajú realite, pretože niekedy môže digitálny systém zlyhať a práve v tomto momente vám padnú vhod v tlačiarni vždy „prítomné“ a hlavne plné tonery Samsung. 

Je povinnosť vyhotovovať účtovný doklad len v elektronickej podobe?

Aj keď by sa mohlo zdať, že digitálny svet je povinnosťou budúcnosti, realita je menej jednoznačná. Účtovná jednotka nie je povinná vyhotovovať účtovné doklady výhradne v elektronickej podobe. Podľa zákona je možné účtovné doklady vyhotovovať v papierovej aj elektronickej forme, pričom obe majú rovnakú právnu váhu. 

Ak však prechádzate na elektronické doklady, je dôležité, aby boli splnené všetky náležitosti, ktoré predpisuje zákon, čo znamená, že musia byť čitateľné, nezmeniteľné a musia byť zabezpečené tak, aby ich nebolo možné upravovať bez záznamu. Navyše, každá účtovná jednotka by mala mať interné smernice, ktoré určujú spôsob uchovávania a správy týchto dokladov.

Účtovníctvo v digitálnej dobe môže byť síce pohodlnejšie, ale stále sa musíme riadiť pravidlami a zákonmi, ktoré, ako sa zdá, majú záľubu v papieri. Prevod do elektronickej podoby je určite krok vpred, no zákon naďalej umožňuje uchovávanie originálnych papierových dokumentov. 

Zdroj obrázka: NINENII/adobe.stock.com