• Home
  • Rady a tipy
  • Ako zvýšiť produktivitu v podnikaní: udržujte prázdny inbox

Ako zvýšiť produktivitu v podnikaní: udržujte prázdny inbox

By on 8 novembra, 2022 0 546 Views

Pozrite sa do vašej emailovej schránky – koľko emailov máte v hlavnom priečinku doručenej pošty? 100, 500 alebo viac ako tisíc? Veľké množstvo emailov v inboxe (doručenej pošte) vás oberá o čas a sťažuje vám podnikanie. Ako na to?

Prečo je plný priečinok doručenej pošty problém?

Pozrime sa na niekoľko dôvodov, prečo môže byť plný inbox problémom pri podnikaní:

Veľké množstvo emailov odpútava vašu pozornosť od dôležitých emailov:

„Sakra, kde je ten e-mail od zákazníka, na ktorý musím ešte dnes odpovedať?!“

Veľa emailov v inboxe znamená, že nedokážete rýchlo nájsť ten správny email:

„Kde je ten nový cenník, čo prišiel tento týždeň?!“

Po otvorení pošty neviete rýchlo rozlíšiť vyriešené a nevyriešené emaily:

„Odpovedal som už na tento email alebo nie?“

Ak neviete, ktorý email je vybavený a ktorý ešte nie, tak si to nevedome musíte držať v hlave. To zbytočne zaťažuje myseľ a nemôžete sa plnohodnotne sústrediť na prácu (alebo aj oddych.)

Koľko e-mailov máte v doručenej pošte?

Ako prichádzame o čas

Prehrabávanie sa v množstve emailov vás spomaľuje pri práci a úplne zbytočne strácate drahocenný podnikateľský čas. Ak vždy po otvorení emailovej schránky musíte očami aspoň minútu prezerať zoznam emailov, a túto zbytočnú činnosť urobíte povedzme 10 krát za deň, tak za týždeň sa oberiete o viac ako hodinu času. Za mesiac je to takmer 5 hodín absolútne neužitočného času, ktoré by ste mohli využiť ďaleko lepšie kreatívnou prácou alebo napríklad oddychom. Nepotešilo by vás, ak by vám na konci mesiaca niekto daroval 5 hodín voľna?

Ako na prázdny inbox? Archivujte!

Vytvorte si priečinky, do ktorých budete triediť e-maily.  Nevytvárajte zbytočne veľa priečinkov, pretože v nich za chvíľu stratíte prehľad. Odporúčam vytvoriť štyri základné priečinky „akcia“, „čakám“ , „prečítať“ a „archív“.

Gmail (alebo aj Thunderbird) má priečinok „archív“ už v sebe zabudovaný. S ním spojená funkcia „archivovať“ je mimoriadne užitočná vec.

Kľúčové je, aby ste sa po prečítaní e-mailu okamžite rozhodli, čo s ním urobíte:

  • Ak sa dá záležitosť vyriešiť do dvoch minút, vybavte to ihneď. Odpovedzte HNEĎ TERAZ. Potom email archivujte (t.j. kliknite na tlačidlo ARCHIVUJ alebo ho ručne presuňte do zložky „archív“). E-mail tým nevymažete, len sa presunie do archívu. Bude k dispozícii, ak ho neskôr budete potrebovať.

Tip pre Gmail: pri odosielaní odpovede na e-mail kliknite nie na tradičné tlačidlo ODOSLAŤ, ale na ODOSLAŤ A ARCHIVOVAŤ. E-mail je archivovaný a v inboxe máte o jednu správu menej. Funkciu ARCHIVUJ nájdete aj v mobiloch.

Používajte v Gmaile funkciu ODOSLAŤ A ARCHIVOVAŤ

  • Ak si e-mail vyžaduje vašu dlhšiu pozornosť (musíte spraviť cenovú ponuku, alebo si najprv pripraviť podklady, aby ste mohli kompetentne odpovedať), potom e-mail presuňte do priečinka „akcia“. Presunutie emailu do tohto priečinka ale neznamená, že na email zabudnete:  k emailom v priečinku „akcia“ sa musíte pravidelne vracať – aspoň raz denne – a venovať sa úlohám, ktoré ste si presunuli.
  • Ak pre vyriešenie emailu musíte najprv získať od niekoho ďalšie informácie (od kolegu, od inej firmy) alebo vám čokoľvek bráni v okamžitej odpovedi, potom email presuňte do priečinka „čakám“.  Keď dostanete doplňujúce informácie pre vyriešenie problému, potom odošlete odpoveď a email archivujte.
  • Ak dostanete dlhý email, ktorý si chcete prečítať, ale nemusíte na neho odpovedať (napr. článok z vášho obľúbeného webu, informácie o nových produktoch a pod.), presuňte ho do priečinka „prečítať“. Prečítate si ho neskôr.
  • Ak sa nemôžete rozhodnúť, čo s emailom, archivujte ho, aby zmizol z inboxu. Nebude vás ďalej zaťažovať. A v prípade potreby ho nájdete v archíve.
  • Vo všetkých ostatných prípadoch môžete email pokojne vymazať.

Na každú jednu emailovú správu, ktorá dorazí do vášho inboxu, sa dajú použiť horeuvedené pravidlá. Ak si navyknete dodržiavať ich, budete mať prehľadný prázdny inbox .

Čo s plným inboxom

Určite si teraz vravíte:

Fajn, mám teraz v inboxe tisíc emailov, čo s nimi teraz? Veď len roztriedenie mi zaberie aspoň dva pracovné dni!

Na prvý pohľad zložitá otázka, no má jednoduché riešenie. Označte všetky emaily staršie ako mesiac, a presuňte ich do archívu. Prečo? Ak ste všetky tieto staré emaily nevyriešili doteraz, tak to znamená, že nevyžadovali vašu pozornosť. V inboxe vám zostanú emaily nie staršie ako mesiac a tie roztriedite za chvíľu.

Funkciu ARCHIVUJ nájdete aj v mobiloch

Vraj nemám priebežne kontrolovať emailovú schránku!

Malá odbočka od inboxu. V mnohých článkoch týkajúcich sa produktivity a e-mailov nájdete radu, aby ste priebežne počas dňa nekontrolovali e-mailovú schránku. To znamená, že ak Vám príde nový e-mail, nemáte ho ihneď otvárať, ale máte si na vybavenie všetkých emailov vyhradiť len určitý čas počas dňa.  Táto rada má význam pre súkromné osoby, no v podnikaní to nie je veľmi možné. Zákazníci chcú, aby ste im na e-mail reagovali čo najskôr. Môžete však prideliť prístup do firemnej emailovej pošty niekomu inému, aby aspoň základné emaily vybavil za vás. V každom prípade, ak sa sústredene venujete konkrétnej činnosti, tak majte emailovú poštu zatvorenú, aby vás nové emaily nevyrušovali.

Ak ale vaše podnikanie nevyžaduje okamžitú reakciu na dotazy zákazníkov, potom je táto rada užitočná a držte sa jej – vyhraďte si nejaký čas počas dňa, v ktorý sa budete venovať emailom. Nové emaily nebudú odpútavať vašu pozornosť počas dôležitejších aktivít.

Aké sú výhody prázdneho inboxu?

Na záver si zhrnieme tri základné dôvody, prečo je dobré udržiavať priečinok doručenej pošty prázdny.

Prehľadnosť. Ihneď viete, čo si vyžaduje vašu pozornosť a čo nie. Nemusíte hľadať emaily, na ktoré máte odpovedať.

Prázdna myseľ. Nebudú vás zaťažovať nevybavené emaily. Nemusíte držať v hlave pripomienku, na ktorý email je ešte potrebné odpovedať a čo je potrebné riešiť.

Voľný čas. Ak vždy po otvorení doručenej pošty musíte očami skenovať, ktorým mailom treba venovať pozornosť, potom s prázdnym inboxom získate ročne dobrých 35 hodín voľného času.