10 tipov pre správny biznis e-mail

Tipy ako správne používať e-mail v biznis komunikácii a čomu sa vyhnúť.

Komunikujete so svojim partnermi alebo zákazníkmi prostredníctvom e-mailu? Viete, čo by mal a nemal obsahovať správny e-mail? Prečítajte si niekoľko rád:

1. Použite výstižný predmet e-mailu

E-maily na prvý pohľad posudzujeme najmä podľa ich predmetu (angl. Subject). Podľa toho, či nás predmet zaujme sa ďalej rozhodujeme, či si vôbec e-mail otvoríme a prečítame. Podľa predmetu e-mailu adresát ihneď vie, k čomu sa odosielateľ vyjadruje a či si to vyžaduje okamžitú pozornosť. Ak vo svojej e-mailovej schránke hľadáte nejaký e-mail, najrýchlejšie ho očami nájdete práve podľa predmetu. Koľkokrát sa vám už stalo, že ste mali v schránke rôzne e-maily bez predmetu, prípadne s nič nehovoriacimi predmetmi typu „Ahoj“ či „Re:“?

2. Nepoužívajte diakritiku

Pri písaní e-mailu píšte bez slovenskej diakritiky, t.j. bez mäkčeňov a háčikov. Prečo? Nie všetky e-mailové programy totiž dokážu zobraziť e-mail s diakritikou správne. Ak odošlete e-mail s diakritikou, tak je veľká pravdepodobnosť, že sa príjemcovi zobrazí nesprávne a niekedy úplne nečitateľne (napríklad spojenie červeno-čierny kôň bude vyzerať takto: ÄŒerveno-Ä�ierny kôň ).

3. Posielajte e-mail ako obyčajný text

Rovnaký problém ako s diakritikou môže nastať s formátovaním e-mailu. Ak napíšete e-mail vo formáte HTML, nemusí sa príjemcovi zobraziť správne. Vami zamýšľané úpravy textu (tučné písmo, rôzne typy, farby a veľkosti písma atď) stratia význam a text nakoniec môže vyzerať na obrazovke príjemcu ešte horšie.

4. Používajte odstavce

Ak píšete dlhší text, rozdeľte ho do odstavcov. E-mail bude prehľadnejší, čitateľnejší a príjemca sa v ňom rýchlejšie zorientuje.

5. Nezabudnite na kontaktné informácie

Na konci e-mailu vždy uveďte vaše kontaktné informácie. Vaše meno, telefonický kontakt, a samozrejme firmu či spoločnosť, ktorej menom píšete. Je vhodné uviesť aj e-mailovú adresu – pre prípad, ak by ju chcel príjemca označiť a niekam skopírovať. Na vkladanie kontaktných údajov môžete využiť aj funkciu automatického podpisu, ktorá za vás vloží podpis s kontaktnými údajmi do každého e-mailu. Funkciu ponúka takmer každý e-mailový klient a dokonca aj väčšina webovských e-mailových služieb.

6. Odpoveď patrí na začiatok e-mailu

Ak odpovedáte na e-mail, píšte odpoveď na začiatok e-mailu, aby príjemca nemusel pracne hľadať miesto, kde končí pôvodný e-mail a začína vaša odpoveď.

7. Ponechajte pri odpovedi pôvodný e-mail

Pri odpovedi vždy ponechajte aj pôvodnú správu, aby príjemca vedel, na čo vlastne reagujete. Určite ste už niekedy dostali e-mail so stručnou odpoveďou v štýle „Áno, súhlasím“ a potom ste sa museli prehrabávať v odoslanej pošte a zisťovať, na čo vlastne odosielateľ odpovedá.

8. Nepíšte celý text VEĽKÝMI PÍSMENAMI

Text písaný VEĽKÝMI PÍSMENAMI sa veľmi zle číta a je neprehľadný. Vytvára to dojem, že na príjemcu KRIČÍTE. Veľké písmena si v texte šetrite na slová, ktoré chcete ZVÝRAZNIŤ. Ak budete písať celý text veľkými písmenami, príjemca si môže myslieť, že sa niečoho veľmi silno dožadujete. Alebo že neviete pracovať s klávesnicou a neviete vypnúť funkciu CAPS LOCK. Alebo že ste lenivý.

9. Obrázky vkladajte ako prílohu

Nevkladajte obrázky do e-mailu, ale priložte ich ako prílohu. Väčšina e-mailových programov totiž automaticky blokuje obrázky, ktoré sú vložené priamo do e-mailu (napríklad cez funkciu kopírovať-vložiť). Niektoré e-mailové služby môžu e-mail s vloženým obrázkom do tela e-mailu považovať sa spam (nevyžiadanú poštu).

10. Šetrite smajlíkov 🙂

Nepoužívajte v texte priveľa smajlíkov 🙂 Priveľa smajlíkov robí text neprehľadným a znevažuje obsah e-mailu. Premnožení smajlíci vytvárajú dojem, že váš biznis e-mail neberiete vážne, alebo že si robíte z príjemcu srandu. Použite smajlíkov najmä vtedy, ak myslíte vetu či tvrdenie ironicky – aj keď takýmto dvojzmyselným vetám alebo vyjadreniam, ktoré si môže príjemca vysvetliť inak ako vy, by ste sa v obchodnej komunikácii mali radšej vyhnúť.