Čo je virtuálna registračná pokladňa?

Virtuálna registračná pokladňa predstavuje vhodné riešenie pre tých, ktorí neplánujú predávať veľké množstvo produktov. Je ideálna tiež pre toho, kto tržbu v hotovosti neprijíma často. Veľkou výhodou ale je, že jej zavedenie je lacné a rýchle. Chceli by ste ju vyskúšať? Niečo bližšie na túto tému si povieme v našom článku.

Legislatíva

Povinnosť používania registračnej pokladne (RP) ustanovuje zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon“), ktorý je pomerne často novelizovaný. Upravuje a dopĺňa zákon SNR č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov v znení neskorších predpisov.

Týmto zákonom sa zaviedol do praxe eKASA systém, ktorý spočíva v online napojení všetkých registračných pokladníc na systém Finančnej správy, a to prostredníctvom internetu. Všetci podnikatelia tak od 1. júla 2019 musia používať iba také registračné pokladne, ktoré sú kompatibilné s eKASA systémom.

V minulosti sa v praxi bežne využívala klasická elektronická registračná pokladňa, avšak tá sa už od zmieneného dátumu nesmie používať. Na výber máte iba dve možnosti. Buď si zaobstaráte online (ORP) alebo virtuálnu registračnú pokladňu (VRP).

V článku sa ďalej dozviete užitočné informácie o tom, aký je medzi týmito dvomi typmi rozdiel a čo je pre koho výhodnejšie. 

Rozdiel medzi online a virtuálnou RP 

Aký je rozdiel medzi online a virtuálnou pokladňou, keď v oboch prípadoch používame internet?

V prípade ORP ide o klasické registračné pokladne, ktoré mali v minulosti označenie ERP – elektronická registračná pokladňa. Avšak, aby všetky pokladne v reálnom čase komunikovali online s Finančnou správou, prepracovali sa na online registračné pokladne.

Tento typ potrebujete najmä vtedy, keď máte väčšiu prevádzku a vydáte aspoň 100 bločkov denne. Umožňujú totiž používanie pokročilejších funkcií, ktoré uľahčia vašu prácu. Hodia sa preto hlavne do vyťaženejších prevádzok. Pamätajte ale, že ORP si môžete kúpiť iba u certifikovaných predajcov. Medzi najpredávanejšie patria napríklad značky HIT alebo HIT XL.

Vedeli ste, že…
Finančná správa zaviedla projekt eKASA ako súčasť opatrení na boj proti daňovým podvodom? Vďaka nemu sa podarilo zamedziť daňovým únikom, ktoré sa počítajú na miliardy eur.

Pripojením ORP na internet sa všetky dáta automaticky odosielajú na Finančnú správu. Potrebujete k tomu iba ORP kód vašej pokladne, ktorý taktiež vydáva Finančná správa. Ak náhodou internet vypadne, ORP disponujú chráneným dátovým úložiskom, kam sa v takomto prípade bločky posielajú. Po obnovení internetového pripojenia sa automaticky všetky údaje z úložiska odošlú na Finančnú správu.

Naproti tomu VRP predstavuje bezplatný pokladničný program, ktorý nájdete na webe Finančnej správy. Ide teda o softvér, ktorý je nutné ďalej si otvoriť vo vlastnom počítači, tablete alebo mobile. Pochopiteľne, treba si k tomu zaobstarať aj tlačiareň, aby ste mohli tlačiť bločky.

Existuje však aj elegantnejšie riešenie, a to vo forme prenosných mobilných pokladníc, kde je tento program už nahratý.

Zdroj: unsplash.com

VRP je ideálna pre tých, ktorí nepotrebujú vystavovať veľa bločkov (menších podnikateľov) a nepotrebujú žiadne rozšírené funkcie. Vhodná je napríklad pre stánkový predaj alebo vtedy, keď potrebujete mobilnú pokladňu, ktorá funguje na batériu.

VRP ale v porovnaní s ORP nemá dátové úložisko. Znamená to, že musíte byť neustále pripojený na internet. Pri jeho výpadku pokladňa nefunguje a jedinou možnosťou je ručné vystavenie paragónov. Po opätovnom pripojení ich treba preposlať Finančnej správe.

TIP

Podporované sú operačné systémy Android a iOS, takže VRP môže využívať naozaj každý, stačí vám len obyčajný smartfón. Samozrejmosťou je aj možnosť poslania pokladničného bloku zákazníkovi elektronicky. Pochopiteľne, častejšie budete využívať tlačiareň.

Ako spojazdniť VRP?

Pripravili sme pre vás stručný návod, ako uviesť VRP do prevádzky. Postup je trochu iný, ako pri ORP.

• Vyplnenie žiadosti o pridelenie kódu VRP – na stránke Finančnej správy alebo priamo v mobilnej aplikácii VRP. Pri vypĺňaní formulára treba okrem identifikačných údajov uviesť aj PIN kód.
• Uloženie formulára do zariadenia – po jeho vyplnení sa ukladá do príslušného zariadenia (smartfón, tablet…), a to vo formáte PDF.
• Elektronické odoslanie formulára – odosiela sa Finančnej správe, pričom po spracovaní žiadosti vám budú vygenerované prihlasovacie údaje do vašej VRP.
• Prvé prihlásenie – do aplikácie zadáte VRP spolu s PIN, aj pridelené prihlasovacie údaje. Následne budete vyzvaný k vytvoreniu nového hesla. Po jeho vytvorení vám už nič nebráni v ceste začať používať VRP.

Výhody VRP

Hlavnou výhodou, okrem nízkych nákladov je, že nie ste obmedzení iba na jedno zariadenie. Ak sa jedno pokazí, môžete program spustiť z iného. Softvérové prostredie VRP je zároveň pomerne prehľadné a ľahko sa ovláda. Môžete tu nájsť rôzne prehľady, či exporty a importy jednotlivých predaných položiek, ktoré sa dajú ďalej upravovať v počítači (napríklad v Exceli).

Pochopiteľne, VRP nie je celkom zadarmo, treba si k nej dokúpiť počítač alebo iné zariadenie, z ktorého program spustíte. V konečnom dôsledku však aj tak ide o lacné, rýchle a hlavne jednoduché riešenie, výhodné najmä pre menších podnikateľov a tých, čo podnikajú sami.

Nevýhody VRP

Samozrejme, sú tu aj nevýhody. Najdôležitejšia súvisí s už zmieneným pripojením na internet. V prípade, že ho stratíte, do aplikácie sa nebudete môcť prihlásiť. Naopak, ORP dokáže pracovať aj v offline režime a informácie sa do systému eKasa odošlú neskôr.

Existuje tu aj obmedzenie, a síce, že prostredníctvom VRP nemôžete vydať viac ako 1000 bločkov za kalendárny mesiac.

Kompatibilita VRP s rôznymi ďalšími periférnymi zariadeniami (napríklad platobné terminály alebo POS systémy), môže byť tiež znížená. Zároveň treba pamätať na to, že hoci ide o bezplatný program, budete si musieť dokúpiť okrem tlačiarne aj zariadenie, kde program pobeží.

Problém budete riešiť aj vtedy, keď zabudnete prihlasovacie údaje alebo si prístup do VRP zablokujete. V takom prípade, keď sa vám nepodarí opätovne prihlásiť pomocou rôznych návodov uverejnených na internete, budete musieť vyplniť tlačivo – Oznámenie o strate prihlasovacích údajov na prístup do virtuálnej registračnej pokladnice. Tlačivo nájdete na stránke Finančnej správy.

 Zdroj: unsplash.com

Záver

Aj napriek tomu, že VRP sa nedá prepojiť so žiadnym ďalším ekonomickým softvérom, je užitočným pomocníkom. Využijú ho najmä menší a začínajúci podnikatelia, pretože jej vybavenie je veľmi rýchle, jednoduché a lacné. Používateľské prostredie je príjemné a intuitívne.Náročnejším užívateľom však už VRP nemusí stačiť. Pre podnikateľov, ktorí obchodujú s niekoľkými stovkami alebo dokonca tisíckami položiek mesačne, je lepším riešením ORP, a to najmä vďaka rôznym doplnkom a dodávanému softvéru.